דפנה רן // יולי 26, 2020

במהלך התקופה האחרונה פגשתי וליוויתי עשרות מנהלים – פנים מול פנים, בזום/טימס/סקייפ, בשיחות טלפוניות ובצ'אטים וואטסאפיים אינסופיים – פגשתי כל אחד מהם בפלטפורמה המתאימה לו ובשעה הנוחה לו.
ההתמודדויות והשאלות שעלו היו דומות ונעו סביב המחזור הכולל של ניהול חיי העובדים – החל בגיוס, דרך הנעת עובדים וכלה בהגברת המחוברות הארגונית.
איך אני אדע שאני מגייס אנשים טובים כשרוב תהליך הגיוס הוא מרחוק?
כיצד לייצר דיון באמת אפקטיבי בזום?
באילו דרכים ניתן לגרום לצוות להמשיך לעבוד טוב ביחד?

מתוך הכאוס החדש עלינו לשאול את עצמנו מה למדנו בחודשים האלו ולהתבונן מה עובד לנו טוב, ומה פחות.

בתום חמישה חודשים של עבודה מרחוק ליקטתי וריכזתי עבורכם את העצות הפרקטיות והמועילות ביותר אשר מסייעות בעת ניהול מרחוק. אז בואו נתחיל:

תהליכי גיוס – נושא רגיש ומורכב גם בימים שבשגרה ועל אחת כמה וכמה דרך המסך. אז מה עושים?

מתמקדים בשלוש תכונות סופר קריטיות בתקופה הזו –

  1. 1. משמעת עצמית
  2. 2. יכולת הסתגלות לשינויים
  3. 3. אחריות אישית – Accountability

אלו התכונות המבדלות עובדים המייצרים הצלחות, בעיקר בעבודה במרחק, לעומת אלו המתקשים. בקשו מהמועמד לשתף בשינויים שעבר בחייו (לאו דווקא בחיי העבודה) הקשיבו מה הוא מספר, מה היו ההנחות שהובילו אותו. בקשו שיספר על אתגרים – כיצד צלח אותם, מה עזר לו, איך התמודד עם חוסר הצלחה. שאלו על פרויקטים שהוביל – כיצד ניהל את עצמו, באילו אמצעים השתמש על מנת לוודא שמתכנס ללו"ז או לתקציב.
מעבר לראיון זה הזמן לחדד ולשפר את המשימה הניתנת לעבודה בבית – צרו משימה, לא מתוחכמת מדי, מקצועית אך כזו שתחשוף גם את אופן העבודה של המועמד או כישורים אחרים שהנכם מתבקשים לבחון למשרה הנוכחית.

לסיום, חשיבות ההמלצות: שוחחו עם ממליצים בסבלנות ולעומק, בקשו מהם לחשוב על המועמד ולדמיין שהם מנהליו בתקופה הזו – כיצד הם חושבים שינהג, מה ההמלצה שלהם עבורכם במידה ותקלטו אותו, כיצד להוציא ממנו את המיטב בעבודה מרחוק. שימו לב לתשובות המגיעות ייתכן שתהיה שם אינפורמציה חשובה עבורכם.

התמקדו בשלוש תכונות קריטיות המבדלות עובדים המייצרים הצלחות בעיקר בעבודה מרחוק.

 

תרבות צוותית במרחק – כל צוות העובד תקופה יחד, מגבש לעצמו תרבות כלשהי בהתאם לאנשים השותפים בו. הכוונה בתרבות היא למשל, למאפייני התקשורת השוטפת ולשיח הקיים בצוות – מעבר לעניינים המקצועיים השוטפים.
האתגר בניהול מרחוק בהיבט התרבות הוא שימורה, בהנחה והייתה טובה דייה, או לחלופין התאמתה.
המטרה בעניין זה היא היכולת להשאיר את העובדים שלנו מחוברים אלינו, למשימה ולארגון למרות העובדה שלא מתראים ו"רחוק מן העין רחוק מן הלב". כמה טיפים חשובים:

1. פשטות ובהירות – חסמים רבים ניצבים בפנינו בניהול מרחוק, ביניהם, חסמים טכנולוגיים (קליטה לא מספיק טובה או קטיעות במהלך השיחה) וחסמים מנטליים, למשל, משך הזמן בו כל עובד מסוגל להישאר מרוכז בשיחה. מה שנדרש מאיתנו הוא לשמור על בהירות, על הסברים המפשטים את הציפיות שלנו לכדי action items ברורים. באופן כללי, בסוגייה זו חשוב להדגיש כי קריטי לבצע תיאום ציפיות באופן תדיר. באופן זה נאפשר לכל הצוות להבין היכן הדברים עומדים ומה נדרש הלאה הן מכל אחד בנפרד והן מכולם ביחד. תיאום תדיר ועדכונים שוטפים יקלו על הצוות לאתר "תקיעויות", למצוא פתרונות ולהתקדם.

2. הומור – מנהלים יקרים, אנא השתדלו להקליל, הכניסו קצת הומור. כל אחד מאיתנו מתמודד עם המצב הנוכחי באופן אחר ובגדול, בעייני, חשוב שנחזיק בראש את המשפט הידוע לפיו  Everyone you meet is fighting a battle you know nothing about
ולכן, ההזמנה היא לקחת את עצמנו מעט פחות ברצינות, להתמקד בעיקר ולצד זאת לאפשר לצוות להיות גם מקום בו זוכים לצחוק ביחד, לפרוק ולעשות וונטילציה ללחצים ולמתחים של העבודה ושל הבית.

  1. 3. מפגשים F2F – תחת ההנחה שאנחנו לא בסגר מוחלט, גם אם הצוות עובד מעולה במרחק, חשוב לייצר מפגשים פנים מול פנים של כל הצוות. התדירות היא בידיכם – אין הכוונה לגרום לצוות להגיע למשרד באופן קבוע למטרות עבודה אלא להדגיש כי ההתראות חשובה ומקרבת.
    אז אחת לשבועיים/שלושה/חודש באוויר הפתוח, ב open space המשרדי או באחד הבתים, פשוט להיפגש על מנת להשיג שתי מטרות:
    הראשונה – להיזכר איך כולם נראים ושכולנו כאן עובדים יחד למען מטרה אחת, להביט בעיניים, ליהנות מהחברה המשותפת ופשוט להיות לרגע אחד צוות שנפגש מעבר למסך.
    השנייה – לעשות את מה שלא עובד לנו במרחק. בין אם זה למידה של תחום חדש, תכנון של פרויקט מורכב או פיצוח אתגר מקצועי כלשהו.
  2. לכל צוות יש מורכבות משלו ואנחנו כמנהלים יודעים מה היא. אז כשניצבת בפנינו משימה שאנחנו יודעים שתהיה קשה לניהול במרחק – אל תתעקשו. תקבעו פגישה, תשלחו אג'נדה, תחלקו את הזמן על מנת שיהיה ברור שנפגשים בראש ובראשונה על מנת פשוט להתראות אך גם כדי ללמוד/להתעדכן ובקיצור לקבל ולתת ערך כלשהו.
  3. חשוב לייצר מפגשים פנים מול פנים של כל הצוות – עשו זאת אחת לשבוע שבועיים
  4. לסיכום, גמישות זה העניין, ללמוד תוך כדי תנועה, הגמישות חייבת להפוך לחלק מן האג'נדה מול הצוות שלנו – בין אם בחלקים טכניים – שעות, מועדי ישיבות ולוחות זמנים (לא שיש כאן הזמנה לדחיות אין קץ בכל פרויקט, אלא לבחינה שוטפת של הצרכים והיעדים אל מול המציאות והיכולות) ובין אם בחלקים המקצועיים – תנו הזדמנות לעובדים לפתח את היכולות שלהם, להביא פתרונות  או לייצר שיח שונה מהרגיל בצוות.

ומה איתנו? אנחנו צריכים להפנים כי התקופה הזו כאן כדי להישאר וכי על-מנת להצליח להפוך לנדיה קומנצ'י של הניהול, אנחנו צריכים לדעת להתגמש – בראש ובראשונה מול עצמנו:
לא לקבל החלטה ולדבוק בה בכל מחיר, אלא לשים תמרורים בדמות סימני שאלה בדרך ולבחון האם ההחלטה הזו היא אכן הדבר הנכון עבורנו והיא משרתת אותנו עד הסוף.

אם כן – דיבקו בה. אם  לא – מצאו פתרון אחר. אני רואה בתקופה הזו, מנהלים בכירים שעשו פיבוטים משמעותיים, שינו אסטרטגיות ומיקוד, על אף חששות גדולים, לחץ מהמשקיעים ואי וודאות בליבי אני גאה מאד על האומץ והנכונות לעשות שינוי ובטוחה שזה שיעור משמעותי עבורם בקריירה הניהולית שלהם, כזה שייחרט ויעצב את המשך דרכם.

רוצים שגם המנהלים שלכם יידעו לנהל את המערכה החדשה בהצלחה ויקבלו כלים  : 1.ניהול תקשורת אפקטיבית  2. ניהול בתנאי אי וודאות ועולם משתנה 3. ניהול תפוקות עובדים מרחוק  4.הנעת עובדים ומוטיבציה, מחוברות ושימור ועוד

מוזמנים לקרוא עוד על סדנאות פיתוח המנהלים שלנו המותאמות במיוחד לתקופה זו >>> לחצו כאן 

בנוסף יש לנו מגוון הרצאות למנהלי הארגון בהן ייקבלו כלים פרקטיים ומיומנויות ניהוליות המותאמות לעידן החדש >>>לחצו כאן 

יש לכם שאלות או אתגרים אחרים הנוגעים לתהליכי הניהול בחברה? אנחנו כאן ונשמח לדבר על זה (-:

 

מחפשים השראה מקצועית בנרות?

אל תעבדו קשה, תנו לה להגיע אליכם ישירות למייל. הירשמו לניוזלטר שלנו:

הירשמו לניוזלטר שלנו: