טל סטרלינג // דצמבר 10, 2013
הכנתם כבר רשימה של כל המשימות שלכם לשבוע הקרוב?

להזכירכם, בפוסט הקודם דיברנו על הקושי להספיק הכול בזמן קצוב. דיברנו על כך שניהול זמן נכון וזיהוי של האבנים הגדולות יכול לסייע לנו רבות להספיק את העיקר (כי אף פעם לא נספיק את הכול…). רוצים להיזכר עוד? לחצו כאן.

הפעם, לאחר שערכנו רשימה של כל המשימות שלנו לשבוע הקרוב, נבחין בין משימות חשובות למשימות דחופות. כל משימה ניתן למקם באחת מארבעת הקטגוריות הבאות:

דחוף

לא דחוף

חשוב

לא חשוב

אז בואו נגיד שאם המנייה קורסת והמשרד עולה באש, נחשיב את זה לחשוב ודחוף. אלו הן המשימות שחייבות להתבצע ברגע זה. אם רוב המשימות שלכם הן כאלה, יש לכם בעיה בניהול זמן. 

ומה לגבי בניית תכנית עבודה וקביעת יעדים לשנה הקרובה? אלו הן משימות חשובות מאד, אך אינן דחופות. אם אתם מספיקים הרבה משימות כאלו, סימן שאתם יעילים ואפקטיביים במיוחד ויכולים לטפוח לעצמכם על השכם, כל הכבוד. כמובן שכל דבר שהוא חשוב ולא דחוף שלא מתבצע, עובר להיות בשלב מסוים דחוף. אז אם דחיתי ודחיתי את בניית תוכנית העבודה וקביעת היעדים, ומחר אני כבר צריכה להציג אותם בפני ההנהלה הבכירה, המשימה הופכת לדחופה. חבל.

ניהול זמן נכון – לאיזו משימה אתם ניגשים מיד?

מה לגבי צילום מסמכים לקראת הפגישה עם הלקוח הגדול שלנו עוד שעה? זה מאד דחוף, אבל זה לא כ"כ חשוב. כלומר, המשימה חייבת להתבצע עכשיו, אבל היא לא חייבת להתבצע על ידינו. אם אנחנו עושים הרבה משימות כאלו, סימן שאנחנו מבזבזים זמן יקר שכמעט תמיד בא על חשבון ביצוע משימות חשובות ולא דחופות. לכן, במקרה של משימות דחופות ולא חשובות, כדאי להאציל סמכויות ולתת לאחד מהעובדים שלנו לטפל בהן.

ומה לגבי שיחות מסדרון עם ברוריה ששמעה שאידית בדיוק נפרדה מחבר שלה אחרי 5 שנים ביחד? ניחשתם נכון- לא חשוב ולא דחוף. ועם זאת, הנטייה הטבעית היא תמיד לעשות את זה מייד. שימו לב לנטייה הזאת ונסו כמה שיותר להיות מודעים אליה.

אחרי ששיקפתם לעצמכם את מצבן של המשימות שלכם, סכמו אותם בטבלה:

דחוף

לא דחוף

חשוב

 המנייה קורסת

המשרד עולה באש

      בניית תכנית עבודה

      קביעת יעדים

לא חשוב

 צילום מסמכים לפגישה קרובה

      שיחת מסדרון

כעת, לאחר שחילקתם את המשימות שלנו לקטגוריות, בחנו את היומן שלכם. איפה אפשר להכניס את המשימות החשובות והדחופות ואיפה יישאר לי די זמן לביצוע משימות חשובות ולא דחופות? אם לא נכתוב את זה ביומן זה לא יקרה, תמיד המשימות הדחופות יציפו אותנו.

כדי לבצע ניהול זמן נכון, חשוב לקבוע כמה זמן אנחנו מעריכים שכל משימה תימשך. בנקודה הזו כדאי שתשימו לב לתופעה מעניינת. ברוב המקרים, העבודה נמשכת בדיוק בהתאם לזמן שהוקצב לה. מדהים כמה שזה נכון. לכן, אל תחששו להקצות פחות זמן לביצוע המשימה כדי שהיא תבוצע מהר יותר.

כעת, לאחר כל ההכנה, נותר רק להתחיל ולבצע את המשימות.

בהצלחה!

מחפשים השראה מקצועית בנרות?

אל תעבדו קשה, תנו לה להגיע אליכם ישירות למייל. הירשמו לניוזלטר שלנו:

הירשמו לניוזלטר שלנו: